Gérer la vie démocratique d'une coopérative

Sommaire Introduction générale 1. Comprendre la différence coopérative 1.1 La définition d'une coopérative A. Une entreprise contrôlée par une association de personnes B. Une association formée par une catégorie d'usagers de l'entreprise C. Une entreprise gérée en fonction d'objectifs socio-économiques communs à ses membres D. Une organisation régie selon des règles particulières 1.2 Faire la différence entre la coopérative et les autres organisations A. Comparaison entre la coopérative et la compagnie B. Comparaison entre la coopérative et la mutuelle C. Comparaison entre la coopérative et l'organisation sans but lucratif 1.3 Faire la différence entre les types de coopératives A. Différencier les coopératives selon les secteurs d'activité économique de l'entreprise B. Différencier les coopératives selon les relations économiques entre les membres et leur coopérative C. Différencier les coopératives selon leurs modes d'administration et de gestion 1.4 Le partage des pouvoirs et des responsabilités A. La double structure : d'association et d'entreprise B. La Loi et les règlements de la coopérative C. Pouvoirs et responsabilités de l'assemblée générale, du conseil d'administration et de la direction générale 2. Animer la vie démocratique d'une coopérative 2.1 Préparer et tenir une assemblée générale annuelle A. Importance et contenu de l'assemblée générale B. Le code de procédure d'une assemblée générale C. L'élection des représentants des membres 2.2 Préparer et tenir une réunion de conseil A. Rôles et responsabilités du président et du secrétaire B. La préparation de l'ordre du jour C. L'organisation technique d'une réunion de conseil ou de comité D. La procédure de délibération en conseil E. La rédaction du procès-verbal 2.3 Maîtriser les techniques d'animation de la vie démocratique A. Rôle et fonctions d'un président de séance B. Les techniques de mobilisation C. Les techniques de facilitation D. Les techniques de coordination 3. Évaluer la démocratie coopérative 3.1 Comprendre ce qui fonde la santé démocratique d'une coopérative A. Les trois capacités d'une équipe de travail efficace B. Les trois conditions de la santé démocratique d'une coopérative 3.2 Comprendre ce qui influence la santé démocratique d'une coopérative A. L'intensité d'usage B. La taille du sociétariat C. L'influence de l'environnement de la coopérative 3.3 Faire le bilan coopératif A. Un outil d'évaluation de la démocratie coopérative B. Le bilan coopératif des coopératives de consommation et de production C. Le bilan coopératif d'une coopérative de travail

Introduction générale «Coopérer, c'est réussir autrement !» Cette belle formule servit de thème pour la semaine de la coopération 1996 au Québec. Mais encore faut-il savoir comment réussir autrement, comment s'y prendre pour réussir autrement. Nous savons qu'une coopérative peut être plus performante que n'importe quelle autre entreprise. Mais elle ne peut l'être que si nous avons pu et su apprendre à s'en servir, apprendre à maîtriser cet outil collectif unique à la fois entreprise et association démocratique. Plusieurs programmes collégiaux et universitaires offrent cet apprentissage. Les grands réseaux coopératifs ont développé leur propre système interne d'apprentissage au maniement de la formule coopérative. Chacun, pour ses besoins, a ainsi développé des outils et guides pédagogiques appropriés. De nombreux universitaires ont publié des articles et des livres savants sur l'art de la gestion d'une coopérative. Mais nous ne disposions pas de guides complets, accessibles à tous et de caractère universel qui présentent l'ensemble de ces connaissances et compétences indispensables pour bien administrer et gérer une entreprise coopérative. Après dix ans d'expériences de formation sur le terrain, l'équipe d'ORION a décidé de combler ce vide. Ce guide pratique en est le résultat. Il est le premier d'une série de trois guides traitant de l'administration et de la gestion d'une entreprise coopérative. Il porte sur ce qui est encore aujourd'hui un des points faibles des coopératives, quelles qu'elles soient : la maîtrise du fonctionnement démocratique par les dirigeantes et les dirigeants élus. Non pas parce qu'ils ou elles n'en ont pas la capacité ou la volonté de l'apprendre, bien au contraire ! Mais parce qu'ils ou elles n'ont pas eu la plupart du temps l'occasion de l'apprendre ou la possibilité de disposer d'un tel guide pour comprendre tout ce que signifie siéger à un conseil d'administration ou à un comité spécialisé d'une entreprise coopérative. C'est donc à ces dizaines de milliers de dirigeantes et de dirigeants élus des différents mouvements coopératifs que ce guide s'adresse. Nous espérons qu'il leur donnera non seulement le goût mais aussi le bagage minimum de connaissances et de compétences qui leur permettra de réussir autrement.

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Gestion générale

	Décider de l'orientation générale et des objectifs stratégiques de la coopérative
	Déterminer la gamme de produits et services à offrir aux membres
	Décider de l'acquisition, de la modification et de la vente des actifs immobilisés de la coopérative
	Autoriser un emprunt
	Décider de l'orientation et des objectifs de la coopérative dans l'appui au développement durable de la communauté
	Administrer la ristourne sociale à la communauté (dons)
	Désigner les personnes autorisées à signer des ententes contractuelles au nom de la coopérative

Gestion des ressources humaines

	Embaucher et remplacer la personne occupant le poste de direction ou coordination générale
	Définir les politiques salariales
	Modifier les modes d'organisation et de gestion des ressources humaines
	Adopter et contrôler l'application des politiques concernant les conditions de travail
	Définir les modes de règlement de grief et d'arbitrage
	Autoriser la signature d'une convention collective

Contrôle

	Faire le suivi de la volonté de l'Assemblée générale
	Évaluer le niveau de satisfaction des membres
	Adopter et contrôler le budget annuel de la coopérative
	Adopter et contrôler l'application des politiques administratives
	Faire le suivi des opérations de la coopérative

Organiser et gérer la vie démocratique

	Définir le mode de fonctionnement des instances décisionnelles
	Nommer les officiers (président, vice-président, secrétaire, trésorier)
	Créer et définir le mandat de comités spéciaux sur mandat de l'assemblée générale
	Convoquer et organiser l'assemblée générale annuelle et des assemblées générales extraordinaires
	Organiser les activités coopératives et intercoopératives lors de la semaine annuelle de la coopération
	Organiser des programmes de formation à la coopération pour les dirigeants, les membres et les employés

Représenter la coopérative

	Définir les mandats et désigner les représentants de la coopérative auprès des organismes de développement de la communauté régionale (chambre de commerce, conseil régional de développement, conseil régional d'économie sociale, etc.)
	Définir les mandats et désigner les représentants de la coopérative auprès d'une organisation intercoopérative sectorielle (fédération, conférence ou regroupement)
	Définir les mandats et désigner les représentants de la coopérative auprès d'une organisation intercoopérative intersectorielle (coopérative de développement régional, conseil national ou provincial de la coopération)

Faire des recommandations à l'Assemblée générale des membres

	sur la répartition des trop-perçus (réserve générale impartageable, ristourne directe aux membres, ristourne en parts privilégiées, ristourne sociale, etc.)
	sur l'émission de parts privilégiées
	sur la modification du règlement de régie interne
	sur la formation de comités spéciaux
	préparer et déposer le rapport annuel pour approbation

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1. L'assemblée nomme un président et un secrétaire d'élection ainsi que deux (2) scrutateurs. Après avoir accepté d'agir en cette qualité, ces personnes ne peuvent être mises en nomination.
   
   
2. Le président d'élection donne lecture des noms des administrateurs dont le mandat est terminé.
   
   
3. Il informe ensuite l'assemblée des points suivants :

1. les administrateurs dont le mandat est terminé sont rééligibles;
2. les membres peuvent mettre en nomination autant de candidats qu'ils le désirent, à condition que chaque proposition soit dûment appuyée;
3. les mises en nomination sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée;
4. le président s'assure de l'acceptation de chaque candidat dès sa mise en nomination; tout refus élimine automatiquement le candidat;
5. après cette élimination, s'il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection; si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation;
6. s'il y a élection, elle a lieu au scrutin secret; un bulletin est remis à chaque membre qui y inscrit le nom des candidats de son choix; le nombre de noms sur le bulletin doit correspondre au nombre de postes vacants;
7. les scrutateurs comptent les votes obtenus par chaque candidat et transmettent le résultat au président d'élection;
8. le président déclare élus les candidats qui ont obtenu le plus de vote, selon le nombre de postes à combler, sans toutefois dévoiler le nombre de votes obtenus par chacun des candidats;
9. en cas d'égalité, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement;
10. si, après un deuxième scrutin, il y a de nouveau égalité, le candidat élu est choisi par tirage au sort;
11. il y a recompte si au moins le tiers des membres présents le demandent; dans ce cas, les candidats concernés assistent au processus de recompte.

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Le bilan coopératif des coopératives
de consommation et de production

Première partie : le bilan coopératif interne

Sociétariat

1. Évolution de la composition sociodémographique du sociétariat (sexe, classes d'âge, catégories socioprofessionnelles, etc.)
2. Nombre de démissions et d'admissions de nouveaux membres
3. Niveau de participation aux assemblées générales et autres activités associatives organisées pour les membres
Fonctionnement des instances démocratiques élues

1. Évolution de la composition sociodémographique des différents conseils et comités composant la structure associative de la coopérative
2. Départs et nouveaux élus
3. Nombre d'heures de réunion de ces instances associatives, leur durée et le niveau de participation des membres élus à ces instances, etc.
Formation coopérative offerte aux membres et à leurs représentants élus

1. Type et nombre d'heures consacrées
2. Nombre et composition sociodémographique des participants
3. Compilation des évaluations
4. Coût des activités de formation
Dépenses de fonctionnement de l'association coopérative

1. Coûts des assemblées générales et des autres activités associatives
2. Compensations financières aux élus pour leur participation aux réunions de conseil ou comité (déplacements, gardiennage d'enfant, etc.)
Avantage coopératif des membres

1. Comparaison entre le prix d'achat ou de vente aux membres des produits et services offerts par la coopérative et les prix moyens du marché
2. Volume de ristourne redistribuée aux membres (total, moyenne par membre, incidence sur le prix réel des produits et services)
3. Autres éléments non monétaires de l'avantage coopératif (heures d'ouverture, gamme de produits et services, sessions d'information, etc.)
Deuxième partie : le bilan social externe
Relations intercoopératives

1. Coûts des cotisations annuelles aux organisations intercoopératives sectorielles (fédération, conférence, regroupement, union régionale, etc.)
2. Coûts des cotisations annuelles aux organisations intercoopératives intersectorielles (coopérative de développement régional, conseil local, régional ou national de la coopération, etc.)
3. Participation des représentants de la coopérative (élus et employés) aux activités des organisations intercoopératives (type, fréquence, nombre d'heures, coûts afférents, etc.)
Engagement dans la communauté

1. Coûts des cotisations annuelles ou exceptionnelles à des organismes de développement économique ou social
2. Participation aux activités d'organismes de développement économique ou social (type, nombre d'heures, coûts afférents, etc.)
3. Ristourne sociale (montant des contributions, bénéficiaires, types : dons, commandites, prêts, etc.)

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