Dans la première série de chroniques, nous avons traité des questions touchant la vie démocratique d'une coopérative forestière dans ses dimensions générales, en brossant d'abord le portrait global des pouvoirs et responsabilités des différentes instances démocratiques puis en abordant tour à tour la question syndicale, la gestion politique de l'acceptabilité des décisions et les responsabilités partagées du conseil d'administration, de la direction générale et des membres dans la dynamique de la vie démocratique d'une coopérative. Nous y reviendrons à l'occasion. S'il est des thèmes que vous aimeriez voir aborder, ou si vous avez des questions particulières pouvant intéresser l'ensemble des coopératives, faites-nous le savoir, nous en traiterons dans les chroniques futures.

Aujourd'hui, nous présentons la première d'une série de chroniques au caractère plus pratique. Elles sont destinées à tous ceux et à toutes celles qui s'apprêtent à s'impliquer plus activement dans la vie démocratique de leur coopérative. Par s'impliquer plus activement, je veux dire se faire élire pour la première fois au conseil d'administration ou à un comité consultatif ou décisionnel, accepter d'en assumer la présidence ou le secrétariat, participer activement au processus d'élaboration d'un nouveau plan stratégique, etc.

Certes, la plupart des coopératives organisent chaque année des sessions de formation sur les thèmes qui seront abordés dans ces chroniques. Mais pas toujours, et ce n'est pas tous les membres qui y participent, d'autant plus que ces formations se font généralement en dehors des heures de travail. J'ai eu ainsi l'occasion à plusieurs reprises de me rendre compte que certains nouveaux membres de conseil d'administration, voire certains nouveaux présidents ou présidentes se sentaient insuffisamment préparés à assumer leurs nouvelles responsabilités. Cette nouvelles série de chroniques est conçue pour eux, comme autant de fiches pratiques destinées à les aider dans l'exercice de leurs nouvelles responsabilités. Elles devraient également être utiles à tous les autres qui s'interrogent sur leur participation future dans la vie démocratique de leur coopérative. En espérant qu'elles leur donnent le goût de s'y impliquer.

I. Préparer une réunion de conseil d'administration efficace

Rappelons tout d'abord qu'un conseil d'administration a un travail à faire à chacune de ses réunions. Ce travail, c'est de prendre des décisions touchant l'avenir de la coopérative et de les prendre au mieux des attentes et intérêts de tous les membres.

Ce travail ne se fait pas juste lors des réunions, car, pour que ces réunions soient efficaces, c'est-à-dire pour que les membres en conseil soient en mesure de prendre les bonnes décisions, ces réunions doivent être soigneusement préparées à l'avance. Ce travail préparatoire à une réunion est sous la responsabilité d'une personne, celle qui a la charge de la présidence du conseil d'administration. Elle le fait avec l'aide de deux autres personnes clés, celle qui a la responsabilité du secrétariat et, naturellement, avec celle qui assume la direction générale (parfois la direction générale assume également le secrétariat du conseil).

Le travail préparatoire à une réunion de conseil consiste essentiellement à faire deux choses :

• construire l'ordre du jour de la réunion qui sera proposé aux membres pour approbation au tout début;

• si besoin, identifier et faire préparer les documents et dossiers qui seront nécessaires aux administrateurs pour qu'ils aient accès à toutes les informations pertinentes sur les sujets en question et choisir ceux qui devront, le cas échéant, leur être envoyés par le secrétaire du conseil avant la réunion afin qu'ils s'y préparent.

Préparer un ordre du jour est une chose assez délicate. Cela ne devrait pas ce faire à la va vite sur le coin d'une table ou cinq minutes avant le début de la réunion ! La chose est délicate parce que c'est l'ordre du jour qui déterminera la durée de la réunion et qui déterminera aussi, par la manière dont il est construit, la priorité des décisions qui seront prises et, d'une certaine manière, la qualité même de ces décisions.

Je m'explique. Si un ordre du jour est trop chargé, la réunion sera très longue. Or, il est depuis longtemps démontré qu'une réunion qui dure plus de trois heures devient inefficace et dangereuse pour le libre exercice des droits démocratiques. Inefficace, car après deux heures la fatigue s'installe, l'attention se relâche, d'autant plus si la réunion a lieu en soirée, alors que tous sont déjà fatigués au départ de leur journée de travail. Dangereuse, car si les points essentiels, de grande importance pour l'avenir de la coopérative, sont placés à la fin de l'ordre du jour, durant ces heures de lassitude, il y a grand risque de prendre des décisions " à la vapeur ", sans réelle et complète analyse des enjeux, défis et conséquences qu'elles auront pour la coopérative.

Ce n'est pas pour rien que, dans toutes les organisations démocratiques, personne, ni le président, ni le directeur général, ni le secrétaire, n'a le pouvoir de décider seul de l'ordre du jour d'une réunion de conseil d'administration. Cette décision appartient collectivement à l'ensemble des participants à la réunion. Le président propose, le conseil dispose. Ce pouvoir du conseil dans la décision de son ordre du jour est là comme une protection des droits démocratiques de ses membres.

Il est donc conseillé d'organiser l'ordre du jour de manière à ce que la réunion ne dure autant que possible pas plus de deux heures. Je donne d'ailleurs souvent en exemple celui des grandes coopératives industrielles du réseau Mondragon dans le Pays Basque espagnol. Il s'agit de coopératives de travail ayant souvent plusieurs centaines de membres. Leurs réunions de conseil d'administration durent en moyenne une heure et se déroulent le matin entre 7H et 8H, avant que ne démarre les activités de l'usine. Elles ne durent qu'une heure parce qu'elles sont soigneusement préparées et qu'ils ont choisi d'en faire plutôt deux par mois qu'une.

Bien construire un ordre du jour, c'est aussi placer les sujets importants ou pour lesquels une décision rapide est nécessaire, le plus tôt possible dans la réunion, juste après les sujets obligatoires du début (adoption du procès-verbal, suites au procès-verbal, rapports de la présidence et de la direction générale), quand les esprits sont éveillés et l'attention encore vive.

Bien préparer un ordre du jour, c'est enfin essayer d'évaluer le temps qui sera nécessaire pour que les participants soient en mesure de définir un consensus et une proposition (la décision) sur chacun des points de cet ordre du jour. En proposant un temps maximum de débat sur chacun des points, et en ayant priorisé ces points selon leur ordre d'importance et d'urgence, cela permettra de rappeler aux administrateurs qu'il est temps de conclure sur un point ou de reporter à plus tard les points mineurs s'il s'avère que plus de temps est nécessaire pour régler les points majeurs.

Alain Bridault, président
ORION coopérative de recherche et de conseil