Nous avons évoqué dans les deux chroniques précédentes les techniques d'animation que la personne assumant la présidence du conseil d'administration d'une coopérative (ou de tout autre comité d'ailleurs) peut utiliser afin de mobiliser l'intérêt et la participation des membres du conseil sur un point à l'ordre du jour et de créer un climat de débat harmonieux facilitant la prise de décision. Nous abordons aujourd'hui les techniques dites de coordination.

La fonction de coordination est sans doute celle qui est la mieux connue des présidentes et présidents de coopératives. Elle concerne deux types d'activités :

- préparer l'ordre du jour qui sera proposé pour approbation au début de la réunion (nous avons déjà traité de la préparation de l'ordre du jour dans la chronique du mois de novembre dernier);

- faire respecter les règles et procédures de fonctionnement des réunions du conseil.

Des règles et procédures de fonctionnement sont établies pour préserver le caractère démocratique d'une réunion et faciliter la prise de décision d'un groupe. Préserver le caractère démocratique signifie faire en sorte que tous ceux et celles qui désirent s'exprimer sur un sujet en débat aient la possibilité de le faire, en bon ordre. Pour une réunion de conseil, ces règles et procédures sont beaucoup plus simples que pour une assemblée générale. Pour deux raisons : d'une part, la petite taille du groupe n'oblige pas à utiliser des procédures complexes pour accorder la parole, d'autre part, un conseil d'administration procède à l'inverse d'une assemblée générale. On y ouvre un débat sur un point à l'ordre du jour avant d'en arriver à soumettre et faire adopter une proposition (décision). Alors que dans une assemblée générale, on soumet d'abord une proposition qui est ensuite mise en débat avant d'en arriver à un vote pour son adoption ou son rejet.

Les règles de fonctionnement d'un conseil d'administration

Un conseil s'entend donc pour quelques règles de fonctionnement simples, notamment :

- la manière de base d'accorder la parole est généralement par ordre de demande de parole (main levée) mais nous verrons plus loin qu'il peut y avoir des exceptions;

- le temps prévu pour la discussion de chacun des points à l'ordre du jour;

- la prise de décisions sur la base de propositions appuyées par une autre personne;

- la prise de décisions sur la base de propositions écrites durant la réunion (pour faire en sorte que tous sachent ce sur quoi ils ont voté);

- le temps d'arrêt éventuellement nécessaire pour que la personne ayant formulé une proposition et la personne l'appuyant aient le temps de rédiger ladite proposition;

Les trois techniques de coordination

Accorder la parole

Il est conseillé de n'accorder de nouveau la parole à une personne sur le même point à l'ordre du jour qu'après l'avoir accordée à ceux et celles qui l'ont demandée et n'avaient pas encore eu l'occasion de s'exprimer sur ce point. De même, il peut être judicieux de demander aux silencieux s'ils désirent intervenir avant de redonner la parole à quelqu'un.

Réfréner la participation

Certains sont passionnés par un sujet et peuvent avoir tendance, involontairement, à monopoliser la parole. Le président ou la présidente doit alors faire preuve de doigté pour laisser la possibilité aux autres de s'exprimer :

- soit en le faisant temporiser par un geste ou un mot avant de lui réaccorder un droit de parole;

- soit en lui demandant de conclure, de résumer ou de faire une proposition si son intervention s'éternise.

Sensibiliser au temps

Le président doit inviter le conseil à conclure sur un point et à formuler une proposition lorsqu'il ne reste plus que quelques minutes pour le temps imparti sur ce point dans l'ordre du jour. Mais il peut aussi constater que ce temps imparti n'était pas suffisant vu les débats en cours et le nombre de personnes restantes ayant demandé la parole sur ce point. Il intervient alors pour proposer un réaménagement du temps, soit en accordant, par exemple, dix minutes de plus avec l'accord du conseil pour en finir sur ce point, soit en proposant de reprendre le débat lors de la prochaine réunion s'il n'y a pas urgence en la matière.

Alain Bridault, président
ORION coopérative de recherche et de conseil