Dans la dernière chronique, nous avions souligné l'importance, pour un conseil d'administration, de ne pas perdre son temps, d'apprendre à bien gérer sa " banque de temps " annuelle consacrée à ses réunions de manière à ce que ces heures de travail bénévole soient les plus efficaces possibles.

Trois pratiques d'aménagement du temps de travail des élus d'un conseil peuvent être mises en œuvre :

- l'ajustement du temps et de la fréquence des réunions de conseil;

- la formation et l'information préalable des administrateurs;

- l'allégement du travail du conseil par la création de comités non décisionnels mandatés sur des dossiers spéciaux.

L'ajustement du temps et de la fréquence des réunions de conseil

La pratique en matière de vie coopérative, et les règlements de régie interne la plupart du temps, prévoient habituellement entre 10 et 12 réunions du conseil par année. La pratique en matière d'animation de groupe enseigne par ailleurs qu'une réunion, pour qu'elle soit efficace, ne devrait pas excéder deux heures. Au delà, la fatigue s'installe, l'attention s'émousse. Le risque est plus grand de prendre des décisions mal fondées. Le problème est que, particulièrement dans le cas des coopératives forestières, il apparaît impossible de traiter efficacement toutes les questions et tous les problèmes relevant de la responsabilité du conseil d'administration avec seulement une réunion de deux ou trois heures par mois. Dans les faits, à ma connaissance, la plupart des CA consacrent environ une journée (en gros, six heures) pour leur réunion mensuelle. Avec une bonne pause de vingt minutes le matin et l'après-midi, il est possible de limiter les effets de la fatigue, mais d'expérience, nous savons tous que les dernières heures, en fin d'après-midi, sont les moins productives, surtout si la réunion a lieu un vendredi ou un samedi.

On pourrait également s'inspirer de la pratique du grand réseau des coopératives industrielles de Mondragon, dans le pays basque espagnol. Là aussi, les dossiers traités en réunion de conseil sont très complexes. Ils ont donc établi la pratique de tenir leurs réunions de conseil une fois par semaine, voire deux fois si nécessaire. Les réunions sont très courtes, 1 heure. Elles se tiennent le matin, entre 7 heures et 8 heures. Je vous soumet cet exemple d'ajustement du temps et de la fréquence des réunions, mais je suis conscient que ce type de pratique peut être impossible à mettre en place dans certaines coopératives forestières étant donné la dispersion des élus dans leurs différentes unités de travail (sur le chantier, à l'usine, etc.).

La formation et l'information préalable des administrateurs

Plus les membres du conseil sont bien formés et entraînés pour tenir des réunions efficaces, plus ils sont et se sont bien informés sur les sujets en débat AVANT la tenue de la réunion, plus ces réunions pourront être plus courtes. C'est dire que l'effort d'investissement dans la formation et l'information des élus est capital. C'est un " placement " essentiel pour une coopérative forestière. C'est ce qu'ont depuis longtemps compris les deux principaux réseaux coopératifs du Québec, celui des caisses populaires Desjardins et celui des coopératives agricoles qui investissent énormément dans la formation et l'information de leurs élus.

L'allégement du travail du conseil par la création de comités non décisionnels mandatés sur des dossiers spéciaux

Certains dossiers sont beaucoup plus " lourds " que d'autres, par exemple, un nouveau projet d'investissement, le mise sur pied d'un nouveau service, l'implantation d'un processus de certification forestière, etc. Lorsqu'ils sont traités directement par le conseil d'administration, ils exigent beaucoup de temps de réunion avant d'en arriver à une décision. C'est pourquoi, il peut être utile de s'inspirer des pratiques d'autres secteurs coopératifs en créant des comités conseils à côté du CA. Ces comités ont des mandats courts de conseiller le CA sur les décisions à prendre sur un sujet complexe. Ils n'ont aucun pouvoir décisionnel, si ce n'est que d'aider le CA à prendre ses décisions. Ils sont présidés par un membre du CA qui a charge du dossier et d'en faire rapport au CA. Ils peuvent réunir quelques membres parmi les plus compétents sur le dossier en question mais aussi des experts externes invités (et payés) pour enrichir le processus d'analyse. Mais il faut faire attention et ne pas multiplier ce type de comités ad hoc. C'est et cela devrait rester une procédure exceptionnelle. Il ne s'agit pas de faire de la " comitite aigûe " !

Alain Bridault, président
ORION coopérative de recherche et de conseil